Nuova Funzionalità: segnalazioni telefoniche

Una delle più recenti e interessanti novità di Acara è l’implementazione di un canale telefonico dedicato per le segnalazioni. Gli utenti ora hanno la possibilità di effettuare segnalazioni vocali tramite un numero di telefono specifico. Questo rende la piattaforma ancora più accessibile, soprattutto per coloro che preferiscono o necessitano di un contatto telefonico anziché utilizzare i canali online.

Sicurezza e Riservatezza al primo posto

La caratteristica che distingue questa nuova funzione è che le segnalazioni audio vengono automaticamente cifrate e archiviate all’interno della piattaforma, garantendo la massima sicurezza e riservatezza. Le segnalazioni telefoniche vengono trattate con lo stesso rigore e protezione delle segnalazioni inviate tramite web, assicurando che ogni comunicazione rimanga protetta da eventuali intercettazioni o accessi non autorizzati durante tutto il ciclo di vita dell’informazione.

Integrazione perfetta tra canali di segnalazione

Un altro punto di forza di Acara è la sua capacità di integrare perfettamente i diversi canali di comunicazione. Con l’aggiunta delle segnalazioni telefoniche, gli utenti possono scegliere il metodo più adatto alle loro esigenze, che sia un modulo web o una chiamata vocale, con la certezza che tutti i canali offrono lo stesso livello di protezione e privacy.

Versatilità e Adattamento

Questo aggiornamento rafforza ulteriormente la posizione di Acara come leader nella gestione del whistleblowing. Grazie alla sua crescente flessibilità e alla continua espansione delle funzionalità, Acara si adatta perfettamente alle esigenze di aziende di ogni settore, garantendo un processo sicuro e conforme alle normative vigenti in materia di segnalazioni.

Conclusioni

Con Acara, Net Patrol Italia dimostra un impegno costante verso l’innovazione, offrendo un sistema che non solo risponde alle necessità attuali, ma si evolve per soddisfare le future sfide nel campo della sicurezza e della gestione delle segnalazioni. Grazie alla recente implementazione delle segnalazioni telefoniche, Acara si posiziona come una delle soluzioni più complete e sicure sul mercato.

Restate aggiornati per ulteriori sviluppi e novità che continueranno a migliorare l’esperienza di utilizzo della piattaforma.

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Ma quali sono le novità introdotte con il D.Lgs. 24/2023? Rivediamole insieme.

Ricordiamo, innanzitutto, che il D.Lgs. 24/2023 recepisce la direttiva europea 2019/1937, la quale ha come obiettivo il rafforzamento delle tutele riconosciute ai c.d. whistleblowers, ossia i soggetti che segnalano gli illeciti di cui vengono a conoscenza nel contesto lavorativo.

Prima importante novità del decreto 24/2023 è sicuramente il campo di applicazione: la normativa, infatti, non si applica più solamente al settore pubblico, ma anche a quello privato, coinvolgendo tutte quelle aziende che hanno impiegato, nel corso dell’ultimo anno, una media di almeno 50 lavoratori subordinati o, anche al di sotto di tale soglia, qualora svolgano attività in determinati settori (ad esempio nei settori dei servizi, prodotti e mercati finanziari o prevenzione del riciclaggio) o abbiano adottato un modello di organizzazione e gestione di cui al d.lgs. 231/2001. È quindi evidente come la normativa interessi gran parte delle aziende.

L’altra importante novità riguarda l’obbligo, posto in capo a tali soggetti, di attivare un canale di segnalazione che garantisca la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta o menzionata nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La gestione di tale canale di segnalazione interno può essere affidata ad un soggetto o ufficio interno, nonché ad un soggetto esterno, i quali devono garantire tutta una serie di attività, tra cui:

• Rilasciare al segnalante l’avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla ricezione,
• Mantenere le interlocuzioni con il segnalante, richiedendo, laddove necessario, eventuali integrazioni;
• Dare diligente seguito alle segnalazioni;
• Fornire riscontro alle segnalazioni entro tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
• Mettere a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché per quelle esterne.

Infatti, è ammessa la possibilità di rivolgersi direttamente all’ANAC (attraverso una segnalazione, appunto, esterna) quando:

1. L’azienda non ha attivato alcun canale di segnalazione interno – a prescindere dal fatto che esso sia obbligatorio o meno – o quando il suddetto canale non è conforme;
2. Quando la segnalazione non ha avuto seguito;
3. Quando il segnalante ha fondati motivi di ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito o dalla stessa potrebbe derivare un rischio di ritorsione;
4. Quando il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo di imminente o palese per il pubblico interesse.

Infine, il segnalante potrà anche decidere di effettuare una divulgazione pubblica, sempre al ricorrere di determinate condizioni (ad esempio quando non viene dato riscontro alla segnalazione esterna).

Il D.Lgs. 24/2023 prevede un obbligo di riservatezza in capo ai soggetti che ricevono le segnalazioni: queste ultime, infatti, non possono essere utilizzate oltre quanto necessario a dare un adeguato seguito alle stesse e, non solo l’identità del segnalante ma anche tutte quelle informazioni da cui possa in qualche modo desumersi tale identità, non possono essere rivelate, a meno che non vi sia un consenso espresso del segnalante, essendo inoltre sottratte anche all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato. Allo stesso modo, l’identità delle persone coinvolte è soggetta al medesimo obbligo di riservatezza fino a conclusione del procedimento.

È la normativa stessa che poi sottolinea la profonda interconnessione tra la disciplina del whistleblowing e la normativa in materia di protezione dei dati personali. È infatti evidente che se, da un lato, è fondamentale tutelare la riservatezza del segnalante, altrettanto vale per le informazioni aziendali che potrebbero essere ricomprese nelle segnalazioni. Ecco che allora sarà onere dell’azienda dotarsi di un canale di segnalazione in grado di garantire tali aspetti, utilizzando misure tecniche ed organizzative tali da assicurare un livello di sicurezza adeguato. Ma non solo. La norma richiede infatti che i rischi derivanti dal trattamento siano sottoposti a valutazione d’impatto e che siano disciplinati i rapporti con eventuali fornitori esterni, sottoscrivendo quindi le eventuali nomine a responsabile del trattamento.

Il decreto si occupa anche di definire i termini di conservazione delle segnalazioni e relativa documentazione, prevedendo che le stesse debbano essere conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione, e comunque non oltre 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura.

Il canale di segnalazione prescelto dalle aziende dovrà quindi combinare tutti questi aspetti, dimostrando così di essere compliant sia alla normativa di settore che al GDPR. È proprio per venire in contro a tali esigenze che Net Patrol ha sviluppato ACARA, piattaforma di whistleblowing pensata appositamente per una gestione delle segnalazioni tale da soddisfare tutte le normative in gioco.

ACARA ti permette infatti di trattare le tue segnalazioni in sicurezza, garantendo la riservatezza del segnalante e delle informazioni.

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La Direttiva tratta introduce il c.d. “whistleblowing”, cioè quel metodo di segnalazione di illeciti aziendali in modo riservato o anonimo. Finora, soltanto le aziende dotate di modello organizzativo 231 erano tenute ad avere canali di segnalazione interni di questo tipo.

Ora la Direttiva impone invece l’obbligo di istituire canali di segnalazione interni per tutte le aziende con più di 50 dipendenti, a prescindere dall’adozione di modelli 231. Questi canali di segnalazione devono proteggere il whistleblower (il segnalante) e la sua identità, eventualmente garantendone anche l’anonimato – per scongiurare possibili ritorsioni da parte di colleghi, superiori o soggetti esterni.

Un sistema del genere deve rispettare rigorosi livelli di privacy e cybersecurity, sia a tutela del whistleblower che dell’azienda. Fughe di dati o notizie potrebbero essere lesive della reputazione aziendale. Per questo abbiamo deciso di mettere in pratica la nostra expertise in privacy e cybersecurity, creando un prodotto che potesse soddisfare appieno i requisiti normativi e le aspettative delle aziende.

Dotarsi di un software specializzato per il whistleblowing è anche un modo per proteggere la propria azienda. Secondo un rapporto della Association of Certified Fraud Examiners, le aziende con sistemi di segnalazione interna riescono a individuare illeciti con sei mesi di anticipo rispetto agli altri, mitigando i danni di almeno il 50%. È fondamentale però scegliere il software giusto, che possa garantire i più elevati standard di privacy e sicurezza.

Acara è il software per le segnalazioni anonime o riservate sviluppato da Net Patrol Italia, che mette al centro la riservatezza, la tutela dell’identità dei segnalanti e la sicurezza aziendale. È un sistema che garantisce il rispetto dei requisiti di legge e al tempo stesso incentiva una cultura della legalità in azienda. Con Acara i tuoi dipendenti hanno uno strumento sicuro per segnalare in modo sicuro ogni illecito, violazione di dati, mobbing o molestie sul lavoro.

Acara è sviluppato secondo i principi di privacy by design e security by design fin dalle prime fasi di progettazione, con una stretta collaborazione tra il team di sviluppo e il nostro team di consulenza. L’esito delle valutazioni è sintetizzato in un documento a disposizione dei clienti, che in questo modo saranno avvantaggiati nella fase di software selection e di valutazione d’impatto (articolo 35 GDPR).

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